Als commissaris snel roepen dat IT te duur is, is veel te kort door de bocht. En wat is ‘te duur’ eigenlijk?

Een veel gehoorde stelling in de bestuurskamers: IT is te duur! Ik denk dat dit, met afstand, ook de meest ongefundeerde stelling is die je zal tegenkomen. Het is namelijk helemaal niet zo eenvoudig om vast te stellen of IT te duur is. En als dat dan al het geval zou zijn, vaststellen wat dan de oorzaak is, is niet veel eenvoudiger. En nee, roepen dat IT te duur is als een project twee keer zoveel budget verbruikt heeft als vooraf bedacht, wil ook niet per definitie zeggen dat het te duur was.

Zie ook: Toezicht op IT? Op wat dan?

Efficiënt en effectief
Laten we eerst eens even vast stellen wat dan ‘te duur’ is. Net zoals ‘goed’ en ‘slecht’ is ‘duur’ natuurlijk erg subjectief en niet normatief. Als je het over de kosten van IT hebt, dan zijn er in deze context twee zaken van belang. Worden de kosten efficiënt uitgegeven (doe je de dingen goed) en worden de kosten effectief uitgegeven  (doe je de goede dingen). Alleen al deze twee zaken worden in menig RvC vergadering te kust en te keur door elkaar gegooid.

Benchmarken
Het wel of niet efficiënt uitgegeven van IT-geld is goed te meten en te normeren via bijvoorbeeld een IT-benchmark. Hierin wordt gekeken naar de kosten voor het opleveren van een IT-output. Bijvoorbeeld: de kosten van een werkplek. Het ene bedrijf doet dat beter en goedkoper dan een ander bedrijf. Daar kun je dus vast stellen of iets te duur is. Het wel of niet effectief besteden van IT-geld is iets totaal anders. En heeft te maken van de beslissingen die de business neemt. En laat zich ook niet benchmarken. Hier kom je ook op het gebied van projecten terecht, waar nogal eens het budget wordt overschreden.

Veranderende wensen
Eerst naar eens even een grote misvatting de wereld uithelpen. De vaak hogere kosten van een project worden in de regel niet veroorzaakt doordat de IT-afdeling slecht of met een te lage productiviteit software programmeert. De hogere kosten zijn bijna in alle gevallen het gevolg van slechte en vaak wijzigende wensen vanuit de business. Als je niet goed weet wat je wilt, dan wordt het in elk geval niet goedkoper….

Ook is bijna elk project uniek. Dus door het initiële budget als maatstaf te nemen, is niet erg zinvol. Als een project later duurder uitvalt, kan het zo maar eens zijn dat het project helemaal niet te duur was, maar dat de inschatting simpelweg heel belabberd was.

Kortom, in de raad van commissarissen kun je niet even snel roepen dat IT te duur is. Daar zitten nog wel wat haken en ogen aan. Maar gelukkig is er binnen de betere RvC in elk geval een commissaris die genoeg van IT weet om daar een betere duiding aan te geven.

Digicommissaris Arnoud Klerkx is partner bij Digital Governance Advisory, partner van Commissarissen.nl