De kunst van vragen stellen en doorvragen

Whitepapers
Als commissaris of toezichthouder stel je veel vragen. Maar wat is de kunst van vragen stellen en doorvragen? In de whitepaper enkele handige tips.

Een goede communicatie voeren is moeilijker dan menigeen denkt. Het vraagt van de gesprekvoerders een bepaalde discipline die nauw samenhangt met goed naar elkaar luisteren, begrijpen wat de ander probeert te zeggen of duidelijk probeert te maken én vooral voldoende tijd voor elkaar nemen. Een gesprek of overleg waarbij antwoorden, reacties, intenties etc. nog niet duidelijk zijn, krijgt betekenis op het moment dat we met elkaar de juiste vragen gaan stellen om tot een dialoog te komen. 

Of een vraag werkt of niet wordt bijgevolg aangegeven door de reactie van de ontvanger, door het effect, niet door jouw intenties, bedoelingen of veronderstellingen. Het nauwkeurig kunnen waarnemen van de effecten van je vraag hoort bij de vaardigheid van het stellen van goede vragen. De effecten tonen zich zowel verbaal als (vooral) non-verbaal. Er zijn onmiddellijk waar te nemen reacties en de effecten op langere termijn. De vragen dienen nuttig en zinvol te zijn. Het gaat om werkbare vragen.

Goede vragen, zijn vragen die werken 
  • Vragen die recht naar het beoogde doel leiden, vragen waarvan het effect bij de ontvanger overeenstemt met wat je als vraagsteller beoogt;
  • Vragen waarvan de ontvanger zegt dat ze haar een stap(je) vooruit helpen;
  • Vragen die door de ontvanger als werkzaam worden ervaren;
  • Vragen die de ander aan het denken zet, die de ander een aha-belevenis bezorgen; 
  • Vragen die geen gedachtegang opdringen; 
  • Vragen die de ander voldoende ruimte laat om al of niet te antwoorden, de ander een eerlijke kans geeft om te reageren; 
  • Vragen die de ontvanger het gevoel geeft dat zij ernstig wordt genomen; 
  • Vragen die duidelijk zijn, waarbij de ontvanger onmiddellijk begrijpt wat wordt bedoeld c.q. aangestuurd; 
  • Vragen die vertrouwen scheppen.

Wat je beter kunt vermijden
  • Stel zo min mogelijk gesloten vragen. Gesloten vragen zijn vragen waar de ontvanger alleen met ‘ja’ of ‘nee’ op kan antwoorden. Gesloten vragen beginnen altijd met een werkwoord. “Vind je dit terecht?” “ Is dit de juiste werkwijze?” “Betaal je contant?”
  • Gesloten vragen remmen meestal het denkproces af. Ze maken de ontvanger ook afhankelijk. Open vragen daarentegen geven ruimte en vrijheid, stimuleren om na te denken. Kenmerkend voor open vragen is dat ze altijd met een vragend voornaamwoord beginnen. Wie, Wat, Waar, Waarom, Waarmee, Waarvoor, Welke en Hoe, Hoe vaak en Hoeveel? (De 7 W’s en 3 H’s). Voorbeelden: Hoe past deze stijl van leidinggeven binnen de afdeling? Wat voor model heb je in gedachten? Welke manieren heb je tot nu toe uitgeprobeerd? Wat zijn de effecten?
  • Vraag niet naar zaken die de ontvanger al lang weet. Zulke vragen leiden het denkproces af. Als je polst naar feiten, vraag jezelf dan eerst af of je dit echt doet omdat je de ontvanger er zich van bewust wilt laten zijn. En wat wilt je daar dan mee bereiken? Of stel je de vraag om je gebrek aan informatie (of nieuwsgierigheid) te bevredigen? In dit laatste geval is de vraag meestal ongepast.
  • Stel geen vragen waar je het antwoord al op weet. Of erger, vragen waarmee je de ander wilt laten invullen wat je denkt. Zulke vragen zijn betuttelend en verhogen de afhankelijkheid.
  • Vermijd multiple choice vragen. Voorbeeld: "Heb je het idee dat... of denk je dat ... ?"
  • Stel geen suggestieve vragen. Voorbeeld: "Het was zeker moeilijk?" Daarmee duwt u de ander in uw denkwijze en remt u de reflectie af. 
  • Stel geen vragen waarbij de ander eerst van jou nog informatie moet krijgen om ze te kunnen beantwoorden. Het doel is immers niet dat je schittert met jouw kennis maar de ander!
Download de onderstaande whitepaper voor alle do's en don'ts en hoe je non-verbale communicatie goed kunt interpreteren.
{{comments.length}} reacties
{{thumbsUpCount}}
{{thumbsDownCount}}
{{comment.date|stringToDate:'dd-MM-yyyy'}} ({{comment.date|stringToDate:'H:mm'}})