Een bestuurder of commissaris kan een persoonlijk belang hebben bij een besluit dat tegenstrijdig is met dat van de vennootschap. Dit artikel geeft enkele tips & tricks om een verwijt van belangenverstrengeling te voorkomen.

Door Frits van der Woude en Henriette Verdam, advocaten bij Kennedy Van der Laan

Persoonlijk belang? Geen deelname aan de besluitvorming
Als een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de daaraan verbonden onderneming, mag deze bestuurder niet deelnemen aan de besluitvorming en de daaraan voorafgaande beraadslaging. Wanneer dit niet kan, bijvoorbeeld omdat het bestuur slechts uit één man bestaat of omdat alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben, moet de raad van commissarissen het besluit nemen. Kan dat ook niet, dan is het aan de aandeelhoudersvergadering. Voor commissarissen geldt een soortgelijke regeling.

Zie ook: Aansprakelijkheid van onbezoldigd commissaris

Mogelijke gevolgen van belangenverstrengeling 
Beslist de persoonlijk betrokken bestuurder of commissaris toch mee, dan is het besluit vernietigbaar en in sommige gevallen zelfs direct nietig. Uit rechtspraak blijkt dat een tegenstrijdig belang een grond voor wanbeleid kan zijn (zie bijv. Hof Amsterdam 9 juli 2014, JOR 2016/117). Bovendien handelen de andere bestuurders die geen tegenstrijdig belang hebben en die toch aan de besluitvorming deelnemen onrechtmatig. Het is dus van belang om bedacht te zijn op mogelijke belangenconflicten.

Trek op tijd aan de bel
Het ligt op de weg van een bestuurder om een eventueel tegenstrijdig belang  aan zijn medebestuurders te melden. De medebestuurders moeten echter zelf ook alert zijn op eventueel tegenstrijdige belangen bij hun collega’s.

Of er daadwerkelijk sprake is van een tegenstrijdig belang is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval en moet dus per concreet geval beoordeeld worden (zie ook HR 29 juni 2007, NJ 2007/420 (Bruil Kombex)). In principe hoeft de enkele schijn van een mogelijk belangenconflict dus niet direct tot maatregelen leiden. Het is echter wel verstandig om hier voorzichtig mee om te gaan en om in elk geval schriftelijk vast te leggen dat er over dit onderwerp gesproken is en op welke gronden is besloten dat er geen beletsel voor deelname in de besluitvorming is. Ook is het raadzaam om de raad van commissarissen (als die er is) te informeren en eventueel om een oordeel te vragen.

Regeling Corporate Governance Code
Voor beursgenoteerde vennootschappen biedt hoofdstuk II.3 van de Corporate Governance Code een uitgebreidere regeling. Die bepaalt dat voor elk besluit van materiële betekenis waarbij een tegenstrijdig belang kan spelen, goedkeuring van de raad commissarissen vereist is. De volledige code, inclusief best practice bepalingen, vindt u hier.

Vermijd knelpunten met een regeling in de statuten
Om lastige situaties te voorkomen, kan een statutaire regeling worden opgenomen die afwijkt van de wettelijke basis. Zo kan bij een eenpersoonsvennootschap worden nagedacht over de procedure bij tegenstrijdig belang. Is het logisch dat de besluitvorming bij afwezigheid van een raad van commissarissen terugvalt naar de aandeelhouder(s)? Zo nee, dan kan worden bepaald dat in dat geval een derde beslist. Een ander punt is wat er gebeurt als de stemmen staken indien één van de bestuurders in verband met een tegenstrijdig belang niet mee kan beslissen. Ook in dat soort gevallen kan een regeling in de statuten uitkomst bieden. En natuurlijk is het goed om het onderwerp eens op de agenda te zetten om in de directiekamer over te spreken.